Informationspflicht gem. Art. 13 und Art. 14 DSGVO

In unserer Kanzlei werden personenbezogene Daten von natürlichen und juristischen Personen verarbeitet. Es handelt sich dabei auch um personenbezogene Daten und besondere Kategorien von personenbezogenen Daten (sog. sensible Daten) im Sinne der DSGVO.

Neben unseren Mandanten selbst erfüllt unsere Kanzlei die Stellung eines Verantwortlichen im Sinne der DSGVO. Diesem besonderen Umstand tragen wir verantwortungsvoll durch eine Reihe von Maßnahmen Rechnung, die im Folgenden dargestellt werden:

  1. In unserem Unternehmen verarbeiten wir personenbezogene und sensible Daten im Rahmen der Erfüllung unseres konkreten Vertrages gegenüber unseren Mandanten.

  1. In Erfüllung unserer Verträge mit unseren Mandanten nehmen wir Pflichten wahr, die für unsere Mandanten rechtliche Verpflichtungen darstellen, etwa die Berechnung von Abgaben (u.a. Selbstbemessungsabgaben wie Umsatzsteuer, Lohnabgaben, …)

  1. Wir stellen vertraglich sicher, dass die an uns zur Verarbeitung übermittelten personenbezogenen und sensiblen Daten nur auf den rechtlichen Grundlagen lt. Punkt 1 und 2 an uns übermittelt und verarbeitet werden. Unsere Mandanten haben zuvor schriftlich erklärt, dass sie diese Einwilligungen in ihrer Eigenschaft als Verantwortliche einholen und darauf achten, diese Einwilligungen freiwillig, informiert und unmissverständlich von den betroffenen Personen gegeben werden, wobei den betroffenen Personen vor ihrer Einwilligung ihr Widerrufsrecht in einfach verständlicher Weise erläutert worden ist.

  1. Wir wägen ein allfälliges berechtigtes Interesse von betroffenen Personen gegenüber den Interessen unserer Kanzlei und allenfalls auch dritter Personen sorgfältig ab und beachten das Schutzinteresse von betroffenen Personen (Grundrechte und Grundfreiheiten), bevor wir Daten zur Verarbeitung übernehmen oder diese weiter verwenden.

  1. Auch allfällige lebenswichtige Interessen und öffentliche Interessen werden von unserer Kanzlei bei Bedarf berücksichtigt bevor wir personenbezogene Daten zur Verarbeitung übernehmen oder diese weiter verwenden.

In unserem Unternehmen werden folgende Datenschutzgrundsätze beachtet:

  1. In unserem Unternehmen werden alle personenbezogenen Daten auf rechtmäßige Weise nach Treu und Glauben und in einer für die betroffene Person nachvollziehbaren Weise verarbeitet.

  1. Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist in unserem Unternehmen ausnahmslos auf einen bestimmten Zweck gerichtet. Beispielsweise werden personenbezogene Daten von Dienstnehmern unserer Mandanten nur in Hinblick auf die Erstellung von korrekten Berechnungen von Bezügen, Abgaben, Rechtsansprüchen der Dienstnehmer und der Dienstgeber, korrekte Werte für die Ermittlung von betrieblichen bzw. öffentlichen Abgaben (Steuern, Beiträge und Gebühren) verarbeitet.

  1. Sämtliche in unserer Kanzlei verarbeiteten personenbezogenen Daten dienen der Erfüllung unseres Auftrages bzw. der Erfüllung einer rechtlichen Pflicht unserer Mandanten. Es werden keine Daten „global“ für eine allfällige spätere Verwendung aufbewahrt. Allerdings ergeben sich aus zwingenden rechtlichen Normen für bestimmte Daten längere Aufbewahrungsfristen. So sind aus abgabenrechtlichen Gründen Unterlagen jedenfalls 7 Jahre, in bestimmten Fällen (z.B. im Zusammenhang mit dem Grundverkehr und anderen Vorgängen rund um Immobilien und der Personalverrechnung) auch Aufbewahrungsfristen bis zu 30 Jahren erforderlich. Vergl. hierzu z.B. § 132 Abs. 2 BAO oder § 12 Abs. 10 oder § 18 Abs. 10 UStG 1994.

  1. Unabhängig von Punkt 3 erfüllt unsere Kanzlei die Vorgabe der DSGVO zur Datenminimierung dergestalt, dass nur jene Daten so lange gespeichert werden, die auch tatsächlich und nach dem Ermessen eines sorgsamen Unternehmers noch benötigt werden.

  1. Dem Grundsatz der Richtigkeit der verarbeiteten Daten kommt unsere Kanzlei schon deshalb nach, weil nur korrekte Daten auch korrekte Ergebnisse für die Arbeiten unserer Kanzlei ermöglichen.

  1. Zum Grundsatz der Speicherbegrenzung vergl. Punkt 4. Ob sich auch pauschale längere Aufbewahrungszeiträume (z.B. in den Bereichen der Lohnverrechnung oder im Zusammenhang mit Unterlagen betreffend Immobilien) in der Rechtsprechung durchsetzen werden, bleibt abzuwarten.

  1. Unsere Kanzlei stellt besonders hohe Ansprüche an Integrität und Vertraulichkeit und stellt die entsprechende Verarbeitung von personenbezogenen Daten unter den Schutz von aktueller Technologie und besonders qualifizierten Fachkräften.

  1. Unsere Kanzlei kommt jeglicher Rechenschaftspflicht zum Nachweis aller Vorgaben der DSGVO unverzüglich nach. Hierfür wurden standardisierte Prozeduren ausgearbeitet, die dieser Pflicht entsprechen.